อธิบายเรื่อง 5ส เครื่องมือชื่อเชย ๆ แต่คือแก่นที่ดี ใช้จัดการธุรกิจได้จริง

5ส คงเป็นชื่อเครื่องมือที่หลายคนน่าจะคุ้นเคยกันมาตั้งแต่เด็ก ๆ 

- สะสาง (Seiri)

- สะดวก (Seiton)

- สะอาด (Seisou)

- สุขลักษณะ (Seiketsu)

- สร้างนิสัย (Shitsuke)

รู้ไหมว่า ? นอกจาก 5ส จะเป็นสิ่งที่เราเคยเรียนมา

ก็ถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือง่าย ๆ ที่สามารถนำไปใช้จัดการธุรกิจ สร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี

เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าจากธุรกิจของเรามีคุณภาพ ก่อนจะส่งมอบไปถึงมือลูกค้า

แล้วเครื่องมือ 5ส สามารถนำไปใช้จัดการธุรกิจอย่างไร ?

BrandCase สรุปให้ แบบเข้าใจง่าย ๆ นำไปปรับใช้ได้ ผ่านเคส ร้านอาหาร โรงงาน และออฟฟิศ 

เรามาดูดีเทลกันไปทีละ ส

1. สะสาง (Seiri)

คือ ให้แยกของที่จำเป็นต้องใช้ ออกจากของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ก่อน

สำหรับการทำธุรกิจก็คือ ให้คัดเลือกเฉพาะสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ ในพื้นที่การทำงานนั้น อย่างเช่น

ธุรกิจร้านอาหาร

- พื้นที่ส่วนครัว ควรจะมีเฉพาะอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับทำครัวเท่านั้น 

อย่างเช่น กระทะ หม้อ ภาชนะทำครัว และอุปกรณ์การทำครัวต่าง ๆ

- พื้นที่ด้านหน้าร้านอาหาร หรือพื้นที่บริการลูกค้า ควรมีเฉพาะอุปกรณ์ที่จำเป็น สำหรับพื้นที่บริการลูกค้า 

อย่างเช่น ช้อน ส้อม จาน ถ้วย แก้วน้ำ ผ้ากันเปื้อน หรือกระดาษทิชชู ที่วางอยู่บนโต๊ะของลูกค้า 

ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม

หน้าไลน์ผลิต ก็ต้องมีอุปกรณ์ที่จำเป็นในการผลิตเท่านั้น 

ยกตัวอย่างเช่น

- หน้าไลน์ประกอบสินค้า ก็ต้องมีเฉพาะชิ้นส่วน อุปกรณ์ และเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้สำหรับประกอบสินค้าเท่านั้น

- สำหรับห้องวิจัยและทดสอบสินค้า ก็ต้องมีเฉพาะอุปกรณ์ และสารเคมีที่เกี่ยวข้องในการทำแล็บเท่านั้น

หรือในสำนักงาน 

- ก็ให้คัดเอกสาร ที่หมดอายุหรือไม่ใช้แล้วไปทำลายทิ้ง เหลือไว้แค่เอกสารที่ยังใช้งานอยู่

2. สะดวก (Seiton)

คือ การจัดวางข้าวของเครื่องใช้ให้สะดวกสบาย ต่อการหยิบไปใช้ทำงาน หรือผลิตสินค้า อย่างเช่น

ธุรกิจร้านอาหาร

- ในพื้นที่ส่วนครัว ควรวางเครื่องครัว 

เช่น กระทะ เขียง และมีด ไว้ในตำแหน่งที่ใช้งานบ่อย ๆ ใกล้มือพ่อครัว

หรือควรใช้ถาดแบบแยกสี สำหรับแบ่งวัตถุดิบ 

เช่น ผักสด เนื้อสัตว์ หรือเครื่องปรุง ควรแบ่งให้เป็นหมวดหมู่ เช่น สีดำ ใช้สำหรับเนื้อวัว, สีแดง ใช้สำหรับเนื้อหมู, หรือ สีขาว ใช้สำหรับเนื้อไก่

- พื้นที่บริการลูกค้า ควรวางช้อน ส้อม และแก้วน้ำ ในตำแหน่งที่พนักงานเสิร์ฟหยิบใช้ง่ายที่สุด

- ถ้าเป็นร้านอาหารบุฟเฟต์บริการตัวเอง 

ก็ควรติดป้ายกำกับ เพื่อบอกว่าตู้เนื้อสัตว์ จุดเติมผัก หรือจุดบริการเครื่องดื่มอยู่ตรงไหน เพื่อให้ลูกค้าได้สะดวกต่อการไปหยิบ 

ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม

- หน้าไลน์ผลิต ให้ใช้ถาดหรือช่องจัดเก็บแยกชิ้นส่วนของวัตถุดิบที่จะนำไปผลิต

เช่น ถ้าจะประกอบเคสคอมพิวเตอร์ ก็ต้องแยกตัวเคส สกรู หรือชิ้นส่วนต่าง ๆ ออกจากกันให้ชัดเจน

- ติดป้ายบอกตำแหน่งของเครื่องมือ เช่น ถุงมือ หรือ ไขควง 

- จัดการคลังสินค้า โดยวางสินค้าตามหมวดหมู่ และวางตามความถี่ในการหยิบไปใช้งาน 

เช่น สินค้าที่ขายดี ควรอยู่ในจุดที่เข้าถึงง่ายและเคลื่อนย้ายสะดวก

หรือในสำนักงาน 

- จัดระเบียบโต๊ะทำงาน โดยแยกอุปกรณ์สำนักงาน 

เช่น ปากกา กรรไกร หรือกระดาษโน้ต ให้เป็นสัดส่วน

- ใช้กล่องหรือแฟ้มเก็บเอกสารที่แบ่งตามหมวดหมู่ เช่น เอกสารทางการเงิน เอกสารลูกค้า

3. สะอาด (Seiso)

คำว่าสะอาด ไม่ใช่เพียงแค่ทำให้พื้นที่ และอุปกรณ์ต่าง ๆ สะอาดเพียงอย่างเดียว

แต่ยังเป็นการทำให้ พื้นที่ และอุปกรณ์ในการทำงาน อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้ในการดำเนินธุรกิจ หรือผลิตสินค้า อย่างเช่น

ธุรกิจร้านอาหาร

- ทำความสะอาดพื้นที่ครัว และอุปกรณ์ทุกครั้ง หลังจากปิดร้านอาหาร 

และทำให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานได้ทันที ในวันถัดไป

- หมั่นเช็กสต๊อกวัตถุดิบ อยู่เป็นประจำสม่ำเสมอ เพื่อดูว่าวัตถุดิบนั้นหมดอายุไหม ?

หรือวัตถุดิบนั้นมีไม่เพียงพอหรือเปล่า ? จะต้องสั่งซื้อมาเพิ่มหรือไม่ ?

ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม

- หมั่นทำความสะอาดอุปกรณ์ต่าง ๆ 

และเช็กอุปกรณ์ให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้ หรือพร้อมผลิตสินค้าตลอดเวลา

หรือในสำนักงาน

- หมั่นทำให้โต๊ะทำงาน พื้น และอุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ สะอาดอยู่สม่ำเสมอ เพื่อให้ดูน่าทำงานอยู่ตลอดเวลา

4. สุขลักษณะ (Seiketsu)

คือ การสร้างมาตรฐาน เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตามหลัก 3ส 

นั่นคือ สะสาง, สะดวก และสะอาด อย่างเช่น

ธุรกิจร้านอาหาร

- ต้องมี Work Instruction หรือคู่มือแสดงวิธีการจัดเก็บ วิธีการเช็กสต๊อกวัตถุดิบ

หรือวิธีการทำความสะอาดพื้นที่ครัว หรือพื้นที่เสิร์ฟโดยเฉพาะ 

- ควรมีเช็กลิสต์ ไว้ตรวจสอบอุปกรณ์ หรือสถานที่ทำงาน 

ทั้งก่อนเปิดร้านและหลังจากปิดร้านเสร็จแล้ว ว่าเก็บเรียบร้อยดีหรือไม่ 

โดยเราทำเช็กลิสต์ เพื่อให้แน่ใจว่า 

อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ และวัตถุดิบทุกอย่าง ถูกจัดวางอย่างเหมาะสม พร้อมใช้งาน

และพร้อมเปิดร้านอาหารในวันถัดไป

ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม

- ควรกำหนดรอบการตรวจสอบ และบำรุงรักษาเครื่องจักรอยู่เป็นประจำ เพื่อให้ผลิตสินค้าได้มาตรฐานสม่ำเสมอ ไม่หลุด QC

- ออกแบบ Work Instruction สำหรับการจัดเก็บเครื่องมือเครื่องใช้ ให้เป็นระเบียบ

หรือในสำนักงาน

- สร้างกฎระเบียบ ในการใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ ภายในสำนักงาน 

เช่น กฎการเบิกจ่ายของใช้ ระเบียบการยืม-คืนอุปกรณ์ 

หรือกฎเกี่ยวกับความสะอาด หรือการเก็บของให้เป็นระเบียบภายในโต๊ะทำงาน และพื้นที่สำนักงาน

จะเห็นได้ว่า Work Instruction หรือระเบียบในการปฏิบัติงานเหล่านี้ 

เจ้าของธุรกิจควรออกแบบมา เพื่อสนับสนุนให้พนักงานปฏิบัติตาม 3ส นั่นเอง

5. สร้างนิสัย (Shitsuke)

คือส่งเสริมให้พนักงานปฏิบัติตามหลัก 4ส นั่นก็คือ สะสาง สะดวก สะอาด 

และสุขลักษณะอยู่เป็นประจำ จนเกิดเป็นนิสัย 

เพื่อทำให้พนักงาน สามารถผลิตสินค้าได้อย่างมีคุณภาพ แถมยังสร้าง Productivity ให้กับธุรกิจ อย่างเช่น

ธุรกิจร้านอาหาร

- อบรมพนักงานเกี่ยวกับการทำความสะอาด ถูกสุขอนามัย จัดของให้เป็นระเบียบ ทำให้ร้านอาหารน่านั่งรับประทาน จนกลายเป็นนิสัย

ธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรม

- สร้างวัฒนธรรมที่เอื้อให้พนักงาน ร่วมกันปฏิบัติตามหลัก 5ส จนเกิดเป็นนิสัย

หรือในสำนักงาน

- จัดกิจกรรม ให้พนักงานช่วยกันทำความสะอาดออฟฟิศ จัดข้าวของให้เป็นระเบียบทุกสัปดาห์

ทั้งหมดนี้ ก็คือสรุปเรื่อง 5ส พร้อมกับตัวอย่างการนำไปปรับใช้กับธุรกิจของเรา

สรุปใหม่อีกที ว่า 5ส ก็เป็นเครื่องมือเชย ๆ แต่ทรงพลังอย่างมาก

เพราะสามารถนำมาใช้ เพื่อปรับปรุงสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน

ช่วยส่งเสริมให้สินค้ามีคุณภาพ และเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับธุรกิจ

ด้วยหลัก 5 ข้อง่าย ๆ นั่นก็คือ

1. สะสาง คือ แยกของใช้ที่ไม่จำเป็น ออกมาจากของใช้ที่จำเป็น 

2. สะดวก คือ จัดข้าวของเครื่องใช้ให้ใช้ได้สะดวก รวดเร็วต่อการนำไปใช้

3. สะอาด คือ ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด และทำให้อุปกรณ์หรือเครื่องมือพร้อมใช้อยู่ตลอดเวลา

4. สุขลักษณะ คือ การนำ 3ส ดังกล่าว ไปทำเป็นมาตรฐาน ที่พนักงานควรปฏิบัติตาม

5. สร้างนิสัย คือ การทำเป็นประจำสม่ำเสมอ จนกลายเป็นนิสัย 

และสร้างวัฒนธรรมที่ดีให้กับองค์กรนั่นเอง..

Reference

- https://teachme-biz.com/blog/5s-activity/