รู้จัก งาน 4 รูปแบบ ที่เราต้อง จัดการให้เหมาะสม

รู้จัก งาน 4 รูปแบบ ที่เราต้อง จัดการให้เหมาะสม | THE BRIEFCASE
เชื่อว่าหลายคน คงเคยเจอปัญหา เสียเวลาไปกับงาน ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
จนทำให้ไม่มีเวลาไปทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนจริง ๆ อยู่บ่อย ๆ
เพราะฉะนั้น การจัดสรรและบริหารเวลาซึ่งเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดให้ดี ๆ ก็ถือเป็นกุญแจสำคัญ ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และถ้าพูดถึงเรื่องจัดสรรและบริหารเวลา เราคงต้องพูดถึง Stephen R. Covey ผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาภาวะผู้นำและความมีประสิทธิผลในการทำงาน
Stephen R. Covey เป็นผู้เขียนหนังสือที่ชื่อว่า “The 7 Habits of Highly Effective People” หนังสือเกี่ยวกับการพัฒนาตนเอง ที่มีชื่อเสียงและได้รับการยอมรับในวงกว้าง
ซึ่ง 1 ใน 7 ลักษณะนิสัยที่ทำให้คนเราประสบความสำเร็จ ตามหนังสือที่เขาเขียน
คือ “Put First Things First” หรือแปลว่า “การเลือกทำในสิ่งที่สำคัญก่อน”
เขาบอกว่า ก่อนอื่นเราต้องแยกแยะให้ได้ว่า งานไหนเป็นงานที่สำคัญ และงานไหนเป็นสิ่งที่เร่งด่วน เพราะถ้าเราแยกแยะไม่ได้ เราอาจใช้เวลาที่มีจำกัดไปใช้กับสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์หรือความสำคัญต่อชีวิต
ดังนั้น ปัจจัยสำคัญที่มากำหนดเรื่องการจัดสรรเวลา คือ “ความเร่งด่วน” และ “ความสําคัญ” ซึ่งสตีเฟน โควีย์ ได้จัดลำดับความสำคัญของงานออกเป็น 4 รูปแบบ คือ
1. งานที่สําคัญและเร่งด่วน (Important and Urgent)
ตัวอย่างของงานลักษณะนี้ เช่น
- งานสำคัญที่หัวหน้าสั่งและมีเดดไลน์กำหนดส่งแน่นอนเร็ว ๆ นี้
- การประชุมกับลูกค้าคนสำคัญและต้องเตรียมเอกสารอย่างเร่งด่วน
- การเตรียมตัวให้พร้อมเพื่อไปสัมภาษณ์งานในอีกไม่กี่วันข้างหน้า
ถ้าเราทำงานเหล่านี้ไม่เสร็จตามกำหนด หรือเตรียมตัวมาไม่ดี อาจส่งผลกระทบด้านลบ กับชีวิตการทำงานของเราในอนาคตได้ เพราะฉะนั้น งานในลักษณะแบบนี้ เราต้องจัดลำดับความสำคัญไว้เป็นลำดับแรก
2. งานที่สำคัญแต่ไม่ด่วน (Important but Not Urgent)
ตัวอย่างของงานลักษณะนี้ เช่น
- การเตรียมข้อมูลสำหรับการประชุมครั้งสำคัญ ที่จะเกิดขึ้นในอีก 2 เดือนข้างหน้า
- การวางแผนการจัดการข้อมูล ให้เราสามารถรับมือกับงานจำนวนมากที่ค่อย ๆ เพิ่มขึ้น
งานลักษณะนี้ เราควรจัดลำดับความสำคัญ รองลงมาจาก งานสำคัญที่เร่งด่วน
เพราะเนื่องจากไม่มีความจำเป็นต้องรีบทำให้เสร็จในเร็ว ๆ นี้ หากเราทุ่มเททรัพยากรและกำลังทั้งหมดให้กับงานลักษณะนี้ในตอนนี้ งานที่เร่งด่วนกว่า อาจเสร็จไม่ทันกำหนดได้
3. งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ (Urgent but Not Important)
ตัวอย่างของงานลักษณะนี้ เช่น
- การประชุมด่วนที่ไม่ได้นัดหมายล่วงหน้า แต่ไม่ได้กำหนดตายตัวว่า เราจำเป็นต้องเข้าร่วมหรือไม่
งานประเภทนี้ มักจะเข้ามาแบบเร่งด่วนในระหว่างวัน แต่ถ้าวิเคราะห์ดี ๆ แล้ว งานแบบนี้ อาจไม่สำคัญกับเรา
หรือในอีกมุม คือเราสามารถให้คนอื่นช่วยรับผิดชอบงานนั้นแทนเราได้
เช่น คนที่อยู่ในฐานะหัวหน้า อาจจะใช้วิธีแจกจ่ายงานลักษณะนี้ให้ลูกทีมที่มีความเหมาะสมรับผิดชอบแทน ซึ่งจะช่วยให้เรามีเวลาโฟกัสกับเรื่องที่สำคัญกว่ามากขึ้น
หรือหากเราจะทำงานนี้เอง ก็ต้องมั่นใจว่า เราจะจัดการงานที่มีความสำคัญและเร่งด่วนกว่านี้ ได้ทันเวลา
4. งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not Urgent and Not Important)
ตัวอย่างของงานลักษณะนี้ เช่น
- ซื้อต้นไม้เข้าสวนที่บ้าน ที่ไม่จำเป็นจะต้องซื้อในเร็ว ๆ นี้
- อ่านนวนิยายเล่มโปรด ที่ไม่ได้รีบร้อนว่าจะต้องอ่านให้จบ
งานลักษณะนี้ ถือเป็นงานประเภทที่เราควรจัดลำดับความสำคัญไว้ท้ายสุด เราค่อยมาทำงานลักษณะนี้ ในช่วงที่เราจัดการงานที่มีความสำคัญกว่าได้เรียบร้อยแล้วก็ได้
หรือเราอาจมอบหมายให้คนอื่นไปทำก็ได้ เพราะไม่ว่างานเหล่านี้จะเสร็จช้าหรือเร็ว ก็ไม่ส่งผลเสียหายร้ายแรงใด ๆ ตามมานั่นเอง
อ่านมาถึงตรงนี้ เราน่าจะพอได้ไอเดียในการจัดสรรเวลาให้มีประสิทธิภาพพอสมควร
ซึ่งจริง ๆ แล้ว ชีวิตเราอาจมีสิ่งที่สำคัญเพียงไม่กี่อย่าง
แต่ประเด็นคือ เรารู้หรือไม่ว่าอะไรคือ สิ่งสำคัญ และอะไร คือสิ่งที่ไม่สำคัญ
แล้วพยายามวางแผนจัดการกับงานเหล่านั้น ให้เหมาะสมที่สุด..
References
-http://www.crowe-associates.co.uk/wp-content/uploads/2013/10/Coveys-4-quadrants-Exercise.pdf
-https://en.wikipedia.org/wiki/The_7_Habits_of_Highly_Effective_People