5 วิธี ดูแลพนักงานใหม่ ที่ต้อง Work From Home ตั้งแต่วันแรก

5 วิธี ดูแลพนักงานใหม่ ที่ต้อง Work From Home ตั้งแต่วันแรก | THE BRIEFCASE
เมื่อเราต้องเริ่มต้นงานใหม่ ความรู้สึกแรกของเราก็คือ ความตื่นเต้น
ไม่ว่าจะเป็นสถานที่ทำงานใหม่ หน้าที่ใหม่ที่ต้องรับผิดชอบ และผู้คนมากมายที่เราไม่เคยรู้จัก
โดยปกติแล้วเมื่อเราเข้าไปทำงานวันแรก ก็มักจะเจอหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานมากมายที่พร้อมให้ความช่วยเหลือตลอดเวลา
แล้วถ้าเรา ในฐานะที่เป็นพี่เลี้ยงที่ต้องดูแล และต้อนรับพนักงานใหม่เข้ามาช่วง Work From Home
เราจะมีวิธีดูแลพวกเขาอย่างไร เพื่อสร้างความประทับใจแรกให้ออกมาดีที่สุด
วันนี้ THE BRIEFCASE จะมาสรุปให้ฟัง
1. เตรียมความพร้อมสำหรับอุปกรณ์และคู่มือต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงาน
ปกติแล้วในวันแรกที่เริ่มงาน ก็จะมีการปฐมนิเทศ เพื่ออธิบายกฎระเบียบต่าง ๆ ของบริษัท
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจจัดการปฐมนิเทศออนไลน์ให้พนักงานใหม่รับทราบถึงกฎระเบียบต่าง ๆ
ในส่วนของอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการทำงาน หากต้องใช้อุปกรณ์ของทางบริษัท
ก็ให้ส่งอุปกรณ์เหล่านั้นให้ถึงมือพวกเขาตั้งแต่ก่อนถึงวันเริ่มงาน
เพื่อให้พนักงานใหม่ได้ลองสร้างความคุ้นเคยก่อน
แต่ถ้าใช้อุปกรณ์ส่วนตัวก็ให้คำแนะนำในการติดตั้งโปรแกรมที่จำเป็นต่อการทำงาน
2. พูดคุยกับพนักงานที่เข้ามาใหม่เป็นการส่วนตัว
เมื่อรับพนักงานใหม่มา ให้พูดคุยกันเกี่ยวกับหน้าที่ที่ต้องทำในแต่ละวัน
และความคาดหวังที่ต้องการในตัวพนักงานใหม่
รวมไปถึงสอบถามฟีดแบ็ก หรือข้อสงสัยและปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับการทำงาน
เพื่อนำมาแก้ไขและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสม
3. จัดประชุมผ่าน Video Conference
เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาควรจะมีการ Video Conference แนะนำตัวให้ทุกคนรู้จัก
โดยอาจจะจัดเป็น Welcome Party ให้พนักงานใหม่ได้ทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ที่นอกเหนือจากเรื่องงาน
ให้พนักงานใหม่รู้สึกถึงการเป็นส่วนหนึ่งของทีม และให้มีความสนิทสนมกันมากขึ้น
4. สร้างระบบ “Buddy” เพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์
หากเรานั่งทำงานในออฟฟิศ เวลาที่เกิดข้อสงสัย หรือมีปัญหา
เราก็จะสามารถหันไปถามเพื่อนร่วมงาน ที่นั่งอยู่ข้าง ๆ ได้ทันที
แต่ในตอนที่เราต้อง Work From Home แล้ว การสื่อสารก็อาจจะทำได้ลำบากมากขึ้น
โดยเราจะต้องทักแช็ตหรือโทรไปถาม เวลาที่มีข้อสงสัย
ซึ่งตรงจุดนี้ อาจจะกลายมาเป็นปัญหาของพนักงานใหม่
นั่นก็เพราะ พวกเขาจะไม่รู้ว่าควรทักไปถามใครดี
เพราะไม่สนิทคุ้นเคยกับใครเลย
หรือในบางครั้งพนักงานใหม่ก็มักจะมีความกังวล และความเกรงใจ
เพราะถ้าหากทักไปถามบ่อย ๆ จะเป็นการสร้างความรำคาญให้กับเพื่อนร่วมงาน
ดังนั้น ระบบ “Buddy” เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดี ระหว่างพนักงานใหม่และพนักงานเก่ามือฉมัง
โดยระบบ “Buddy” จะเป็นการจับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานเก่าในทีม ที่มีประสบการณ์ทำงานมามากเพียงพอ ให้เป็น “Buddy” เพื่อนคู่คิดและคอยช่วยเหลือ ไม่ว่าจะให้คำแนะนำทั้งในเรื่องการทำงานและเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับบริษัท
เป็นเพื่อนคนแรกของพนักงานใหม่ ให้พวกเขาไม่รู้สึกโดดเดี่ยวเมื่อต้องเผชิญปัญหาและทำงานที่บ้านเพียงลำพัง
5. ให้กำลังใจ
โดยเอาใจใส่รับฟังความเครียดความกังวลของพนักงาน
หากพนักงานใหม่มีปัญหาแต่ไม่กล้าพูดออกมา ก็ให้ถามไถ่สารทุกข์สุกดิบทั่วไป
เช่น “ทำงานที่บ้านเป็นอย่างไรบ้าง เบื่อหรือเหงาไหม”
“ต้องการความช่วยเหลืออะไรเพิ่มเติม ก็บอกได้เสมอนะ”
หากเราถามคำถามไปแล้ว ก็อย่าลืมตั้งใจฟังคำตอบของพนักงานด้วยล่ะ
ทั้งหมดก็เพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจพนักงาน
รวมถึงการให้พวกเขารู้สึกว่า เราเป็นที่ปรึกษาที่เขาสามารถพึ่งพาได้
มีหนึ่งงานวิจัยเกี่ยวกับเรื่องของความฉลาดทางอารมณ์ที่ได้สรุปไว้ว่า
พนักงานมักจะมองหัวหน้าทีม เหมือนเป็นผู้ชี้นำด้านวิธีการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงหรือสถานการณ์วิกฤติ
ผู้นำที่มีความสามารถในการยอมรับความเครียดและความวิตกกังวลที่เกิดขึ้น
จะทำให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะรับมือกับความท้าทายได้ดี และไม่เกิดอาการ Burnout อีกด้วย
ถึงแม้ว่าการรับพนักงานใหม่เข้ามาในช่วง Work From Home อาจเกิดปัญหาติดขัดบ้าง
ก็ไม่เป็นไร
ตราบใดที่เราเรียนรู้ ปรับตัว หาวิธีที่เหมาะสมให้กับทุกคนได้ทำงานร่วมกันให้กับบริษัทได้อย่างราบรื่นอยู่เสมอ..
References
-https://hr.mit.edu/managers/remote/onboarding
-https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers