สรุปไอเดีย เขียน Operation Manual คู่มือปฏิบัติงาน ปรับใช้ได้กับทุกธุรกิจ

-Operation Manual หรือ “คู่มือการทำงาน” คือเรื่องสำคัญมาก ถ้าอยากสเกลอัปธุรกิจที่มีอยู่ให้ใหญ่ ไม่ว่าจะเป็น ร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านขายเสื้อผ้า และไม่ว่าจะขยายผ่านวิธีการเพิ่มจำนวนสาขา, การขยายไซซ์โรงงาน หรือวิธีอื่น ๆ เช่น ขายแฟรนไชส์

ซึ่งการจะขยายธุรกิจได้ราบรื่น จำเป็นต้องมีการทำคู่มือการปฏิบัติงาน หรือ Operation Manual

เพื่อซัปพอร์ตในแง่ของทั้งการเทรนพนักงาน เรื่องการควบคุมกระบวนการปฏิบัติงาน ให้มีมาตรฐานและราบรื่น

แล้วไอเดียในการทำ Operation Manual เป็นอย่างไร ?

BrandCase สรุปให้ แบบเข้าใจง่าย ๆ

คู่มือการทำงาน (Operation Manual) คือ เอกสารที่บอกลำดับขั้นตอน วิธีการปฏิบัติงานต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ 

ซึ่งความสำคัญของการมีคู่มือการปฏิบัติงาน ก็มีหลายอย่างเช่น

- ช่วยลดข้อผิดพลาดระหว่างการทำงาน

จากกระบวนการปฏิบัติงานที่มีมาตรฐานและมีระบบ เป็นขั้นเป็นตอน ช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมคุณภาพของสินค้าและบริการได้ในทุก ๆ ขั้นตอน

- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และเพิ่มทักษะการทำงานของลูกจ้าง

คู่มือการปฏิบัติงานสามารถทำให้พนักงานเรียนรู้งานต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง เข้าใจกระบวนการทำงาน รวมถึงง่ายต่อการส่งต่องานให้กับพนักงานใหม่ในตำแหน่งต่าง ๆ

- เพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ

เช่น คู่มือการปฏิบัติงานด้านการตลาดและการส่งเสริมการขาย ที่อธิบายเนื้อหาเกี่ยวกับการสร้างลูกค้าประจำและการปิดการขาย

อ้างอิงจากหนังสือ Franchise Cloning Business แฟรนไชส์ ยุทธการโคลนนิ่งธุรกิจ ของดร.พีระพงษ์ กิติเวชโภคาวัฒน์

มีตัวอย่างเนื้อหาคู่มือการปฏิบัติงาน 12 ประเภท 

1. คู่มือรายละเอียดสินค้า - รวบรวมรายละเอียดสินค้าทั้งหมดของธุรกิจ เช่น รหัสสินค้า ราคา ผู้จัดจำหน่าย

2. คู่มือส่งเสริมการตลาดและงานขาย - รวบรวมข้อมูลเช่น การจัดแคมเปญ การวางตราสินค้าในที่ต่าง ๆ

3. คู่มือพนักงาน - รวบรวมรายละเอียดงานและขั้นตอน วิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ที่พนักงานต้องทำความเข้าใจ

4. คู่มือรูปแบบการบริหารงานและการเงิน - เช่น วิธีการจัดทำรายงานต่าง ๆ

5. คู่มือระบบบริหารงานด้านจัดซื้อ - กำหนดระบบการจัดซื้อ การสั่งซื้อสินค้า การควบคุมสต๊อกสินค้า

6. คู่มือสำหรับการเปิดสาขาใหม่ - เกี่ยวกับการเตรียมตัวเปิดสาขาใหม่ในทุกเรื่อง เช่น การก่อสร้าง

7. คู่มือวางแผนการลงทุนการใช้จ่าย - เกี่ยวกับการควบคุมงบประมาณ การวางแผนด้านการเงินล่วงหน้า

8. คู่มือการจัดการระบบหน้าร้าน - เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ ของระบบหน้าร้านในแต่ละวัน

9. คู่มือการผลิตสินค้าหรือการให้บริการ - เกี่ยวกับการควบคุมส่วนงานผลิต

10. คู่มือการจัดฝึกอบรมพนักงาน - เกี่ยวกับแนวทางการฝึกอบรมพนักงาน

11. คู่มือรายละเอียดของอุปกรณ์ - เกี่ยวกับการเก็บรักษา การดูแล การแจ้งซ่อม รายละเอียดอะไหล่

12. คู่มือการบริหารข้อมูล - เกี่ยวกับการบริหารและวิเคราะห์ข้อมูลธุรกิจการขายต่าง ๆ

ทีนี้ลองมาดู ไอเดียการเขียน คู่มือปฏิบัติงาน ใน 5 สเต็ปสำคัญ ๆ 

1. รวบรวมข้อมูลที่จะนำมาเขียนคู่มือการทำงานทั้งหมด 

ทั้งในรูปแบบข้อความและรูปภาพประกอบขั้นตอนวิธีการทำงานแต่ละอย่าง แต่ละขั้นตอน แต่ละหน่วยธุรกิจ 

เช่น การจัดการหน้าร้าน การบริหารธุรกิจ วิธีปฏิบัติงานของพนักงาน หรือคู่มืออื่น ๆ

โดยข้อมูลรูปภาพที่รวบรวมมา ควรจะมีทั้งรูปขั้นตอนการทำงานโดยละเอียด 

เช่น 

-การทำไข่ดาวจะต้องกำหนดว่าใช้ไฟแรงเท่าไร 

-เครื่องปรุงและวัตถุดิบมีอะไรบ้าง ต้องทอดอย่างไร ใช้เวลานานเท่าไร สีของไข่ดาวและระดับความสุกเมื่อเวลาผ่านไปเป็นอย่างไรบ้าง

วิธีปฏิบัติและขั้นตอนการทำงานเหล่านี้จะต้องสื่อออกมาผ่านข้อความและรูปภาพประกอบให้ชัดเจน

เพื่อให้ผู้อ่านทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น และลดความเข้าใจผิดในการทำงาน

2. นำข้อมูลที่รวบรวมมาเรียบเรียงตามลำดับขั้นตอนการทำงาน

จากนั้นผู้เขียนคู่มือควรลองลงมือทำตามคู่มือที่เขียนว่า ได้ผลลัพธ์ตามที่เขียนคู่มือไว้หรือไม่

ถ้ายังไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ควรตรวจสอบความถูกต้องของคู่มือ และแก้ไขใหม่อีกครั้ง

โดยสิ่งสำคัญของการเขียนคู่มือการทำงานก็คือ 

ควรใช้คำและสำนวนที่กระชับ เข้าใจง่าย สื่อสารได้ชัดเจน

ให้คิดว่า ใครที่ทำงานไม่เป็นเลยพอมาอ่าน จะสามารถเข้าใจและทำตามได้ไม่ยาก 

3. นำข้อมูลที่เขียนและเรียบเรียงแล้ว มาจัดหมวดหมู่ให้เป็นระบบ เพื่อความเป็นระบบระเบียบและให้ง่ายต่อการอ่าน

4. นำข้อมูลที่จัดระบบแล้ว มาจัดหมายเลขเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิงได้ และนำไปขึ้นรูปเล่มให้สวยงาม 

โดยการขึ้นรูปเล่มควรคำนึงถึงความสามารถในการปรับเพิ่มหรือลดข้อมูลในอนาคตด้วย

ซึ่งในปัจจุบัน อาจขึ้นรูปเล่มในรูปของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ตามความเหมาะสม

5. ข้อมูลในคู่มือการทำงานควรมีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ 

โดยเฉพาะเมื่อมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบวิธีการทำงาน มีเอกสารใหม่ หรือมีกิจกรรมทางธุรกิจใหม่ ๆ เกิดขึ้น

ดังนั้นจึงควรมีการตรวจสอบข้อมูลในคู่มือการทำงานร่วมกับพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่นั้นจริง ๆ เป็นระยะ ๆ ด้วย

ทั้งหมดนี้ ก็คือความสำคัญและไอเดียในการทำ คู่มือปฏิบัติงาน หรือ Operation Manual 

ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมาก ถ้าอยากสเกลอัปธุรกิจที่มีอยู่ให้ใหญ่ และไปได้ไกล..

Reference

-หนังสือ Franchise Cloning Business แฟรนไชส์ ยุทธการโคลนนิ่งธุรกิจ ของดร.พีระพงษ์ กิติเวชโภคาวัฒน์