อยากให้คำแนะนำ กับหัวหน้างาน ต้องเตรียมตัวอย่างไร ?
21 ก.ค. 2021
อยากให้คำแนะนำ กับหัวหน้างาน ต้องเตรียมตัวอย่างไร ? | THE BRIEFCASE
เชื่อว่าหลาย ๆ คนคงเคยเจอปัญหาว่า เราจะฟีดแบ็ก หรือให้ข้อเสนอแนะกับหัวหน้างานหรือคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าเราอย่างไรดี โดยเฉพาะถ้าเรายิ่งเป็นคนที่กำลังอยู่ในช่วงเริ่มงานใหม่ ๆ..
หลายครั้งที่เรารู้สึกว่า เราอยากให้คำแนะนำกับหัวหน้างานในบางเรื่อง ซึ่งเป็นเรื่องที่หัวหน้างานเราอาจจะมองข้าม หรือมองไม่เห็นได้ด้วยตัวเอง
ยกตัวอย่างเช่น เวลาที่เราถูกตำหนิจากหัวหน้าอยู่บ่อยครั้งในที่ประชุม
ซึ่งบางครั้งหัวหน้าอาจทำไปด้วยจุดประสงค์ที่ดี และต้องการให้คำแนะนำที่เหมาะสมกับเรา แต่การถูกตำหนิต่อหน้าผู้อื่นหลาย ๆ ครั้งอาจจะทำให้พนักงานใหม่บางคนรู้สึกกดดัน และขาดความมั่นใจในการทำงาน
ถ้าเราอยากจะให้คำแนะนำอะไรแบบนี้กับหัวหน้า หรืออยากให้เขาได้รับรู้ว่าลูกทีมกำลังรู้สึกกดดันกับพฤติกรรมของเขาอยู่นั้น เราควรจะทำอย่างไรดี ?
แล้วการให้คำแนะนำที่ดีแก่หัวหน้า ควรทำอย่างไร
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
1. เริ่มจากการถามตัวเองว่าเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นชั่วคราว หรือเกิดขึ้นเป็นประจำ
หากเป็นเพียงเหตุการณ์ชั่วคราว เช่น เกิดจากหัวหน้างานของเรากำลังยุ่งอยู่ หรืออาจเป็นวันที่เขาต้องเจอกับเรื่องเลวร้ายมา ถ้าในกรณีนี้ให้เราพยายามเข้าใจแล้วปล่อยผ่านมันไป
แต่หากเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เราจำเป็นต้องมีวิธีแก้ไขเพื่อไม่ให้กลายเป็นปัญหาเรื้อรังในระยะยาว ซึ่งจะนำไปสู่วิธีในข้อถัด ๆ ไป
2. นัดวันเวลา พร้อมระบุเรื่องที่จะพูดคุยให้ชัดเจน
นัดวันเวลาในการพูดคุยกับหัวหน้าของเรา โดยบอกถึงเรื่องและประเด็นที่เราต้องการคุยอย่างชัดเจน เพื่อที่จะได้มีการเตรียมตัวกันทั้งสองฝ่าย
และควรรีบพูดคุยหลังจากเจอปัญหาให้เร็วที่สุด โดยควรเป็นช่วงหลังจากที่เหตุการณ์เกิดขึ้นไม่เกิน 1 ถึง 2 วัน เพื่อที่จะได้ไม่ลืมรายละเอียดที่เกิดขึ้น
3. เตรียมสิ่งที่จะพูดให้พร้อม
โดยสิ่งที่พูดควรที่จะมีองค์ประกอบเหล่านี้
- ควรชี้ให้เห็นว่าเหตุการณ์เหล่านี้ เกิดขึ้นที่ไหน เมื่อไร
- อธิบายรายละเอียดสิ่งที่เราได้เห็นและได้ยิน
- อธิบายผลกระทบที่เกิดขึ้น ว่าเหตุการณ์นี้ทำให้เรารู้สึกอย่างไร
หลังจากเตรียมคำพูดแล้ว ให้ทำการซ้อมก่อนการพูดคุยจริง
เพื่อคลายความกังวลและยังทำให้สามารถสื่อสารได้ชัดเจน ครอบคลุม และไม่ตกหล่น หรือหลุดประเด็นอีกด้วย
4. เริ่มสนทนาและเตรียมพร้อมรับมือกับผลลัพธ์
แน่นอนว่าต่อให้เราเตรียมตัวมาดีแค่ไหน แต่สถานการณ์จริงย่อมไม่เป็นไปตามที่เราคิด
บางครั้งการพูดคุยนี้อาจทำให้หัวหน้าของเราโกรธ และไม่พอใจเป็นอย่างมาก
หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้น ให้เราเงียบเพื่อรอให้หัวหน้าของเราอธิบายความรู้สึกและสิ่งที่เขาคิดออกมาทั้งหมด หลังจากนั้นให้เราพิจารณาข้อเสนอที่หัวหน้าพูด ก่อนกล่าวคำขอบคุณ แล้วเดินออกมา
แต่หากหัวหน้ารับฟังในสิ่งที่เราพูด
ให้จบด้วยการกล่าวขอบคุณ ซึ่งหากเกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้น นั่นหมายความว่าหัวหน้ากำลังให้ความสำคัญกับปัญหาของเรา ซึ่งถือเป็นเรื่องที่ดีต่อทั้งสองฝ่าย เพราะนอกจากจะนำไปสู่การแก้ปัญหาแล้ว ยังช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างเรากับหัวหน้าดีขึ้นอีกด้วย
แน่นอนว่าวิธีเหล่านี้ อาจได้ผลดีหรือไม่ดี แตกต่างกันไปตามสถานการณ์ หรือตามวัฒนธรรมที่แตกต่างกันไป
แต่ก็อย่าลืมว่า การสื่อสาร และการให้คำแนะนำกับหัวหน้า อย่างถูกที่ ถูกเวลา ถูกบริบท ก็จะเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้เรากับหัวหน้ามีความเข้าใจกันมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นได้
ดังนั้นเราก็ไม่ควรปล่อยปละละเลยปัญหาที่เกิดขึ้น และไม่ควรมองข้ามอย่างยิ่ง
เพราะหากมองผ่าน ๆ อาจดูเหมือนไม่ใช่ปัญหาใหญ่
แต่หากปล่อยทิ้งไว้หลาย ๆ เรื่อง อาจจะทำให้เกิดปัญหาบานปลายได้ในระยะยาว
ซึ่งมันจะไม่ดีต่อทั้งตัวเรา หัวหน้างาน หรืออาจจะส่งผลกระทบไปถึงการทำงานโดยรวมของบริษัทเลยก็เป็นได้
References:
-https://hbr.org/2020/12/the-right-way-to-give-negative-feedback-to-your-manager
-https://www.workstars.com/recognition-and-engagement-blog/2020/03/19/why-employees-quit-11-evidence-based-reasons/
เชื่อว่าหลาย ๆ คนคงเคยเจอปัญหาว่า เราจะฟีดแบ็ก หรือให้ข้อเสนอแนะกับหัวหน้างานหรือคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าเราอย่างไรดี โดยเฉพาะถ้าเรายิ่งเป็นคนที่กำลังอยู่ในช่วงเริ่มงานใหม่ ๆ..
หลายครั้งที่เรารู้สึกว่า เราอยากให้คำแนะนำกับหัวหน้างานในบางเรื่อง ซึ่งเป็นเรื่องที่หัวหน้างานเราอาจจะมองข้าม หรือมองไม่เห็นได้ด้วยตัวเอง
ยกตัวอย่างเช่น เวลาที่เราถูกตำหนิจากหัวหน้าอยู่บ่อยครั้งในที่ประชุม
ซึ่งบางครั้งหัวหน้าอาจทำไปด้วยจุดประสงค์ที่ดี และต้องการให้คำแนะนำที่เหมาะสมกับเรา แต่การถูกตำหนิต่อหน้าผู้อื่นหลาย ๆ ครั้งอาจจะทำให้พนักงานใหม่บางคนรู้สึกกดดัน และขาดความมั่นใจในการทำงาน
ถ้าเราอยากจะให้คำแนะนำอะไรแบบนี้กับหัวหน้า หรืออยากให้เขาได้รับรู้ว่าลูกทีมกำลังรู้สึกกดดันกับพฤติกรรมของเขาอยู่นั้น เราควรจะทำอย่างไรดี ?
แล้วการให้คำแนะนำที่ดีแก่หัวหน้า ควรทำอย่างไร
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
1. เริ่มจากการถามตัวเองว่าเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นชั่วคราว หรือเกิดขึ้นเป็นประจำ
หากเป็นเพียงเหตุการณ์ชั่วคราว เช่น เกิดจากหัวหน้างานของเรากำลังยุ่งอยู่ หรืออาจเป็นวันที่เขาต้องเจอกับเรื่องเลวร้ายมา ถ้าในกรณีนี้ให้เราพยายามเข้าใจแล้วปล่อยผ่านมันไป
แต่หากเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เราจำเป็นต้องมีวิธีแก้ไขเพื่อไม่ให้กลายเป็นปัญหาเรื้อรังในระยะยาว ซึ่งจะนำไปสู่วิธีในข้อถัด ๆ ไป
2. นัดวันเวลา พร้อมระบุเรื่องที่จะพูดคุยให้ชัดเจน
นัดวันเวลาในการพูดคุยกับหัวหน้าของเรา โดยบอกถึงเรื่องและประเด็นที่เราต้องการคุยอย่างชัดเจน เพื่อที่จะได้มีการเตรียมตัวกันทั้งสองฝ่าย
และควรรีบพูดคุยหลังจากเจอปัญหาให้เร็วที่สุด โดยควรเป็นช่วงหลังจากที่เหตุการณ์เกิดขึ้นไม่เกิน 1 ถึง 2 วัน เพื่อที่จะได้ไม่ลืมรายละเอียดที่เกิดขึ้น
3. เตรียมสิ่งที่จะพูดให้พร้อม
โดยสิ่งที่พูดควรที่จะมีองค์ประกอบเหล่านี้
- ควรชี้ให้เห็นว่าเหตุการณ์เหล่านี้ เกิดขึ้นที่ไหน เมื่อไร
- อธิบายรายละเอียดสิ่งที่เราได้เห็นและได้ยิน
- อธิบายผลกระทบที่เกิดขึ้น ว่าเหตุการณ์นี้ทำให้เรารู้สึกอย่างไร
หลังจากเตรียมคำพูดแล้ว ให้ทำการซ้อมก่อนการพูดคุยจริง
เพื่อคลายความกังวลและยังทำให้สามารถสื่อสารได้ชัดเจน ครอบคลุม และไม่ตกหล่น หรือหลุดประเด็นอีกด้วย
4. เริ่มสนทนาและเตรียมพร้อมรับมือกับผลลัพธ์
แน่นอนว่าต่อให้เราเตรียมตัวมาดีแค่ไหน แต่สถานการณ์จริงย่อมไม่เป็นไปตามที่เราคิด
บางครั้งการพูดคุยนี้อาจทำให้หัวหน้าของเราโกรธ และไม่พอใจเป็นอย่างมาก
หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้น ให้เราเงียบเพื่อรอให้หัวหน้าของเราอธิบายความรู้สึกและสิ่งที่เขาคิดออกมาทั้งหมด หลังจากนั้นให้เราพิจารณาข้อเสนอที่หัวหน้าพูด ก่อนกล่าวคำขอบคุณ แล้วเดินออกมา
แต่หากหัวหน้ารับฟังในสิ่งที่เราพูด
ให้จบด้วยการกล่าวขอบคุณ ซึ่งหากเกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้น นั่นหมายความว่าหัวหน้ากำลังให้ความสำคัญกับปัญหาของเรา ซึ่งถือเป็นเรื่องที่ดีต่อทั้งสองฝ่าย เพราะนอกจากจะนำไปสู่การแก้ปัญหาแล้ว ยังช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างเรากับหัวหน้าดีขึ้นอีกด้วย
แน่นอนว่าวิธีเหล่านี้ อาจได้ผลดีหรือไม่ดี แตกต่างกันไปตามสถานการณ์ หรือตามวัฒนธรรมที่แตกต่างกันไป
แต่ก็อย่าลืมว่า การสื่อสาร และการให้คำแนะนำกับหัวหน้า อย่างถูกที่ ถูกเวลา ถูกบริบท ก็จะเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้เรากับหัวหน้ามีความเข้าใจกันมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นได้
ดังนั้นเราก็ไม่ควรปล่อยปละละเลยปัญหาที่เกิดขึ้น และไม่ควรมองข้ามอย่างยิ่ง
เพราะหากมองผ่าน ๆ อาจดูเหมือนไม่ใช่ปัญหาใหญ่
แต่หากปล่อยทิ้งไว้หลาย ๆ เรื่อง อาจจะทำให้เกิดปัญหาบานปลายได้ในระยะยาว
ซึ่งมันจะไม่ดีต่อทั้งตัวเรา หัวหน้างาน หรืออาจจะส่งผลกระทบไปถึงการทำงานโดยรวมของบริษัทเลยก็เป็นได้
References:
-https://hbr.org/2020/12/the-right-way-to-give-negative-feedback-to-your-manager
-https://www.workstars.com/recognition-and-engagement-blog/2020/03/19/why-employees-quit-11-evidence-based-reasons/