“ลิงเกาะหลัง” วิธีบริหารเวลา เมื่อพนักงานมีปัญหา

“ลิงเกาะหลัง” วิธีบริหารเวลา เมื่อพนักงานมีปัญหา | THE BRIEFCASE
ถ้าพูดถึง “ลิง” เราคงนึกถึง สัตว์ที่มีการเคลื่อนที่คล่องตัว ว่องไว
และมักจะกระโดดไปเกาะต้นไม้ต้นนั้นต้นนี้อยู่เสมอ
รู้หรือไม่ว่า พฤติกรรมของลิงเหล่านี้..
ไม่ต่างไปจาก “ปัญหาของพนักงาน” ในที่ทำงาน
ที่พร้อมจะกระโดดเกาะหลังหัวหน้าทันที
เมื่อพนักงานที่มีปัญหาคนนั้น เข้ามาขอความช่วยเหลือ..
ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น ?
ปกติแล้ว เมื่อพนักงานพบเจอปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขเองได้
ที่พึ่งคนสำคัญของพวกเขาก็คือ “หัวหน้างาน”
และทันทีที่หัวหน้ารับฟังปัญหาของพนักงาน
การรับรู้ปัญหานั้น ก็จะกลายเป็น “ปัญหาของหัวหน้า” ไปในทันที
หรือพูดง่าย ๆ ว่า “ปัญหาของลูกน้อง” ก็เปรียบเสมือนกับ “ลิง”
ที่กลายมาเป็น “ลิงเกาะหลัง” ของหัวหน้านั่นเอง
หากจะปฏิเสธการให้ความช่วยเหลือพนักงาน คงเป็นไปไม่ได้
แต่ถ้าต้องมานั่งแก้ไขปัญหาให้พนักงานตลอดเวลา
สักวันหัวหน้าคงได้รับผลกระทบจากการรับงานในเนื้องานส่วนอื่น ๆ ส่งผลให้มีเวลาน้อยลง อย่างแน่นอน
แล้วเราจะมีวิธีอย่างไร ให้ปัญหา หรือลิงเหล่านี้ไม่มารบกวนเวลาของเรามากเกินไป ?
วิธีจัดการง่าย ๆ มีทั้งหมด 4 ขั้นตอน ดังนี้
1. นัดหมายให้ชัดเจนเพื่อพูดคุยถึงปัญหา ก่อนจะให้ “ลิงมาเกาะหลัง”
หากมีพนักงาน พยายามจะขัดจังหวะเราในขณะทำกิจกรรมต่าง ๆ
เพราะต้องการบอกเล่าปัญหาของเขาแบบทันทีทันใด
ให้แนะนำไปว่า.. ลองนัดหมายอย่างชัดเจนมาอีกครั้ง เพื่อพูดคุยปัญหานี้
เพราะคงไม่มีประโยชน์อะไร หากจะรับฟังปัญหาเพียงครึ่ง ๆ กลาง ๆ ในขณะที่ติดงานอื่นอยู่
นอกจากจะเสียเวลาทั้งพนักงานและหัวหน้าแล้ว ยังสะท้อนถึงการทำงานที่ไม่เป็นระบบ อีกด้วย
2. ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที เพื่อระบุว่าลิงตัวไหนที่ควร “กำจัด” และลิงตัวไหนที่ควรถูก “เลี้ยงต่อ”
โดยใน 15 นาทีนี้ คือช่วงเวลาที่จะร่วมกันวิเคราะห์ปัญหา และหาทางออกของปัญหานี้
ซึ่งการจำกัดเวลาเช่นนี้จะทำให้พนักงานเตรียมพร้อมมาอย่างดี
นั่นหมายความว่า พนักงานต้องเข้าใจอย่างดีแล้วว่า
ลิง (ปัญหา) คืออะไร ? และทำไมจึงแก้ปัญหาด้วยตนเองไม่ได้ ?
เมื่อพนักงานนำลิง (ปัญหา) เหล่านั้น มาให้เรา
คราวนี้ก็ถึงคราวที่เราต้องตัดสินใจ ว่าจะให้ลิงตัวนั้นมาเกาะเรา (รับปัญหามาช่วยแก้ไข)
หรืออีกกรณีหนึ่งคือ อธิบายพนักงานคนนั้นไปว่า เราช่วยเรื่องนั้นไม่ได้จริง ๆ (ฆ่าลิงตัวนั้นทิ้ง ไม่ยอมให้ลิงบนหลังพนักงานมาเกาะหลังเรา)
แล้วอธิบายว่า การเลือกว่าเราจะให้ลิงตัวไหนมาเกาะเรา
มันจะต้องคุ้มค่ากับเวลาที่เราต้องเสียไปด้วย
3. หาทางออกให้ “ลิงที่เรารับมาเกาะหลัง”
โดยวิธีการที่เราจะจัดการกับ “ลิงที่เรารับมาเกาะหลัง” แบ่งเป็น 5 วิธีคือ
แบบที่ 1 : ให้พนักงานรอคำสั่งจากเรา
แบบที่ 2 : ให้พนักงานถามว่าต้องทำอะไร
แบบที่ 3 : ให้พนักงานเสนอแนวทางแก้ไข แล้วมาขอความยินยอมจากเรา
แบบที่ 4 : ให้พนักงานกลับไปแก้ไขเอง โดยเสนอว่าจะทำอะไรบ้าง
แบบที่ 5 : ให้พนักงานกลับไปแก้ไขได้เองอย่างเป็นอิสระ
สังเกตไหมว่า รูปแบบที่ 1 และ 2 เราซึ่งเป็นหัวหน้า ยังคงไม่สามารถขจัดลิงที่เกาะหลังเรา ออกไปได้ทันที
หัวหน้าจึงต้องเหนื่อยที่จะแก้ปัญหาประเภทนี้ต่อไป จนกว่าเราจะหาวิธีกำจัดลิงนั้นได้ด้วยตัวเราเอง
ดังนั้น ทางออกที่ดีของเรื่องนี้ จึงควรเป็นวิธีที่ 3-5 เพื่อมอบหมายให้พนักงานจัดการปัญหาด้วยตัวเอง
เพราะนอกจากจะช่วยหลีกเลี่ยงไม่ให้ลิงมาเกาะหลังเรามากขึ้นในอนาคตแล้ว
ยังเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้พัฒนาศักยภาพในการทำงานของตนเองได้ด้วย
มาถึงตรงนี้ จะเห็นได้ว่า หัวใจสำคัญในการบริหารลิงเกาะหลัง
ก็คือ อย่าพยายามให้ลิง (ปัญหาของพนักงาน) มาเกาะบนหลังของเรามากเกินไป และพยายามให้พนักงานรู้จักจัดการกับลิงเหล่านั้นเองจะดีที่สุด
โดยแก่นหลัก ๆ ในการบริหารลิงเหล่านี้ ควรอยู่ภายใต้กฎ 4 ข้อ นั่นก็คือ
กฎข้อที่ 1 : ควรเจอลิง (ปัญหาของพนักงาน) ในเวลานัดหมายเท่านั้น
กฎข้อที่ 2 : ควรเจอลิง (ปัญหาของพนักงาน) แบบตัวต่อตัว ภายใน 15 นาที หรือเวลาที่พอเหมาะพอควร ไม่มากไป
กฎข้อที่ 3 : ควรตัดสินใจว่าจะเลี้ยงลิง (ปัญหาของพนักงาน) ตัวไหนต่อไป และตัวไหนที่ควรถูกกำจัดทิ้ง
กฎข้อที่ 4 : ควรจำกัดจำนวนลิง (ปัญหาของพนักงาน) ให้อยู่ในระดับต่ำ
อย่างไรก็ตาม.. หน้าที่สำคัญของคนเป็น “หัวหน้า”
คงไม่ใช่แค่การแก้ปัญหาให้กับพนักงานเพียงอย่างเดียว เพื่อให้งานขับเคลื่อนต่อไปได้
แต่เป้าหมายสำคัญคือ ต้องส่งเสริมศักยภาพของพนักงาน ให้พวกเขาสามารถจัดการกับ “ลิง” หรือปัญหาของพวกเขาเองได้ โดยไม่ต้องพาลิงเหล่านั้นของเขา มาหาเรา..
References
-https://hbr.org/1999/11/management-time-whos-got-the-monkey
-https://www.jodymichael.com/blog/rid-yourself-of-monkeys/