สรุปเทคนิค จดอย่างไรให้ได้ “สุดยอดบันทึกการประชุม”

สรุปเทคนิค จดอย่างไรให้ได้ “สุดยอดบันทึกการประชุม” | THE BRIEFCASE
ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานแค่ไหน การประชุม ก็ยังถือเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตคนทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
เพราะเป็นช่วงเวลาที่ทุกคนในบริษัทจะมาร่วมกันคิด ปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือแก้ปัญหาต่าง ๆ ร่วมกัน
การประชุมที่จะประสบความสำเร็จนั้น ต้องมีองค์ประกอบหลายอย่างประกอบเข้าด้วยกัน
ตั้งแต่หัวข้อการประชุม ข้อมูลที่นำเสนอ ผู้ที่มานำเสนอข้อมูล บรรยากาศในห้องประชุม
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่หลายบริษัทเอามาใช้ เพื่อช่วยให้การประชุมแต่ละครั้งสมบูรณ์ไม่เสียเปล่า
คือการทำ “Minute of Meeting” หรือที่ภาษาไทยเรียกว่า “บันทึกการประชุม”
แล้วเราจะบันทึกการประชุมอย่างไร ให้เอาไปใช้ต่อได้ และเป็นประโยชน์ต่อองค์กร ?
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
หลายคนอาจเคยมีประสบการณ์ว่า ในห้องประชุมเวลาที่พวกเราทุกคนประชุมกันนั้น ทุกคนเหมือนเข้าใจตรงกัน แต่บางครั้งพอออกจากห้องประชุมกลับเข้าใจไม่ตรงกัน
บางคนถึงขนาดบอกว่าไม่รู้หรือลืมไปแล้วว่าในห้องประชุมนั้นตกลงกันว่าอย่างไร
หลายครั้งทำให้ถึงกับต้องจัดประชุมกันใหม่
ซึ่งเสียทั้งเวลา หรือแม้แต่ทำให้คนที่เข้าประชุม ก็อาจรู้สึกเสียอารมณ์ไปด้วย
ปัญหาดังกล่าว มีวิธีหนึ่งที่แก้ไขได้ นั่นก็คือการจดบันทึกการประชุม หรือ Minute of Meeting
ประโยชน์ของ Minute of Meeting มีหลายอย่าง เช่น
- ช่วยบันทึกรายละเอียดที่สำคัญ ความเห็นและมติที่เกิดขึ้นในที่ประชุม
- ช่วยให้ติดตามได้ง่ายว่า งานต่าง ๆ ที่แต่ละคนได้รับมอบหมายนั้น มีความคืบหน้าไปมากแค่ไหน
- สามารถใช้เป็นหลักฐานหรือข้อเท็จจริง เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
- ช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าประชุมสามารถติดตามเรื่องราวต่าง ๆ ได้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างในการประชุมที่ผ่านมา
ประเด็นที่ไม่ควรมองข้ามก็คือ ผู้ที่ทำหน้าที่บันทึกการประชุม ควรถูกมอบหมายให้ทำหน้าที่นี้เพียงอย่างเดียว ไม่ควรทำหน้าที่อื่น ๆ ในเวลาเดียวกัน เพื่อให้สามารถจดรายละเอียดที่สำคัญ ๆ ในระหว่างการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ครบถ้วน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการนำ Minute of Meeting ไปใช้ในอนาคต
คำถามสำคัญต่อมาก็คือ แล้วมีเทคนิคอะไรบ้าง ? ที่จะช่วยให้เราสามารถบันทึกการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เตรียมความพร้อมล่วงหน้า
ตั้งแต่รวบรวมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการบันทึกการประชุม
ไม่ว่าจะเป็นสมุด ปากกา แท็บเล็ต อุปกรณ์บันทึกเสียง แล้วตรวจสอบอุปกรณ์เหล่านั้นให้ดีว่าพร้อมใช้งานไหม
การเตรียมความพร้อมที่ดี ยังรวมไปถึง การเข้าไปเตรียมตัวในห้องประชุมก่อนที่การประชุมจะเริ่มต้นขึ้นด้วย
- ศึกษาหัวข้อและประเด็นที่จะมีการพูดคุยให้ดี ก่อนที่จะเริ่มประชุม
ในการประชุมแต่ละครั้ง ส่วนใหญ่แล้วจะมี Agenda หรือหัวข้อการประชุมที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าอยู่แล้ว
ผู้ที่ทำหน้าที่บันทึกการประชุมควรทราบว่า มี Agenda อะไรบ้างที่จะประชุม
ถ้าเป็น Agenda ที่เราไม่คุ้นเคย จะได้ไปศึกษาหรือทำความเข้าใจมาก่อน เพื่อที่จะสามารถบันทึกรายละเอียดที่สำคัญได้อย่างครบถ้วน
เพราะถ้าเราไม่รู้มาก่อนว่า ในที่ประชุมจะพูดหัวข้ออะไรเลย เราอาจไม่เข้าใจสิ่งที่เขาพูดกัน ซึ่งจะส่งผลเสียต่อการบันทึกการประชุมได้
- ใส่ใจเรื่องความถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน และ “จับใจความสำคัญให้ได้”
ในระหว่างการประชุม อาจมีบ้างที่ในที่ประชุมจะพูดเรื่องอื่น ๆ นอกเหนือจาก Agenda ที่กำหนดไว้
ซึ่งถ้าเป็นเรื่องที่ออกนอกเรื่องจนเกินไป คนที่ทำหน้าที่บันทึกการประชุม ก็ไม่ควรจดบันทึกเรื่องเหล่านั้นลงในบันทึกการประชุม
ในทางกลับกัน ให้จดเฉพาะเรื่องสำคัญใน Agenda นั้น
เช่น มติที่ประชุม การติดตามความคืบหน้า ผู้รับผิดชอบ หรือแนวทางแก้ไขปัญหาต่าง ๆ
สิ่งสำคัญที่ต้องคิดเสมอ คือ ต้องจับใจความสำคัญ ๆ ให้ได้
และต้องบันทึกสิ่งสำคัญเหล่านั้น ให้ถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน
- ควรสอบถาม เมื่อมีข้อสงสัย
คนที่ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุม สามารถหาโอกาสหรือจังหวะสอบถามในที่ประชุม ให้สามารถอธิบายสิ่งที่เราสงสัย หรือไม่เข้าใจ 100% ได้
อย่างไรก็ตาม หากเราไม่สามารถหาโอกาสหรือจังหวะสอบถามในที่ประชุมได้
ให้จดคำถามที่ต้องการถาม แล้วนำคำถามเหล่านี้ไปถามผู้ที่เราต้องการสอบถามหลังการประชุมจบลงก็ได้
และหลังจากการประชุมจบลง เราก็ควรหาเวลามาทบทวนบันทึกการประชุมอีกครั้ง ว่าข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน แล้วหรือยัง ภาษาที่เราเรียบเรียงอ่านเข้าใจง่ายแล้วหรือไม่
แม้การจดบันทึกการประชุม อาจดูเป็นเรื่องที่ไม่ได้มีรายละเอียดอะไรมากมาย
แต่เราสามารถสร้างความแตกต่างให้กับมันได้
เพื่อให้ได้ “สุดยอดบันทึกการประชุม” ที่มีใจความสำคัญครบถ้วน ถูกต้อง สมบูรณ์ เข้าใจง่าย
และสามารถเอาไปใช้สร้างประโยชน์หลาย ๆ อย่างให้กับองค์กรต่อไปได้..
References:
-https://www.lorman.com/resources/how-to-take-accurate-meeting-minutes-14835
-https://www.allbusiness.com/five-reasons-why-meeting-minutes-are-important-4113272-1.html