“ABCDE” เทคนิคทำเช็กลิสต์ ที่เน้นให้ทำ สิ่งที่สำคัญสุดก่อน
27 พ.ย. 2021
“ABCDE” เทคนิคทำเช็กลิสต์ ที่เน้นให้ทำ สิ่งที่สำคัญสุดก่อน | THE BRIEFCASE
หลายคนอาจจะเคยใช้เทคนิค ทำ To Do List หรือจดสิ่งที่ต้องทำเป็นข้อ ๆ เพื่อเตือนตัวเองว่าในแต่ละวันเราต้องทำอะไรบ้าง
แต่สิ่งหนึ่งที่ To Do List อาจจะไม่ช่วยเราเท่าไรนัก คือการช่วยบริหารและจัดการเวลาชีวิตของเรา
วันนี้ THE BRIEFCASE จะพาไปรู้จักกับเทคนิคที่ชื่อว่า “ABCDE”
ที่จะช่วยให้การทำเช็กลิสต์ของสิ่งที่ต้องทำนั้น มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม
ความจริงแล้วลักษณะของ ABCDE นั้นก็คล้าย ๆ กับเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญ Eisenhower Matrix ที่มีการแบ่งกลุ่มกิจกรรมที่ต้องทำตามความสำคัญ และความเร่งด่วน
โดยเทคนิค ABCDE นั้นจะมีการแบ่งกลุ่มกิจกรรมเป็นทั้งหมด 5 กลุ่มด้วยกันนั่นก็คือ
1. “A” - สิ่งที่ต้องทำและสำคัญที่สุด
กลุ่ม A นั้น คือกลุ่มกิจกรรมที่ต้องทำ เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ทำไม่ได้ และหากไม่ทำจะสร้างผลกระทบเป็นวงกว้างให้กับผู้อื่น ตัวอย่างกิจกรรมเหล่านี้ เช่น
- เตรียมรายงานการประชุมสำหรับวันพรุ่งนี้ให้กับหัวหน้า
- เข้าไปพบลูกค้าคนสำคัญของบริษัท
ดังนั้น A คือเป้าหมายหลัก ของการทำเช็กลิสต์ในครั้งนี้ คือสิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับแรกสุดและต้องรีบทำให้เสร็จสิ้นก่อน
2. “B” - สิ่งที่ควรทำ แต่ไม่ได้สำคัญมาก
กิจกรรมในกลุ่มนี้อาจเป็นสิ่งที่จำเป็นพอสมควร แต่หากเราไม่ได้ทำเอง ก็อาจไม่ได้สร้างปัญหา หรือกระทบผู้อื่นมากนัก การทำงานยังคงดำเนินต่อไปได้
ตัวอย่างกิจกรรมของกลุ่ม B เช่น
- การตอบกลับข้อความที่ไม่จำเป็น
- ทบทวนอีเมลประจำวัน
โดยกฎเหล็กของกลุ่ม B นั่นก็คือ เราจะต้องทำกิจกรรมกลุ่ม A ให้เสร็จเสียก่อน จึงจะเริ่มทำกิจกรรมในกลุ่มนี้ได้
3. “C” - สิ่งที่ทำก็ดี ไม่ทำก็ไม่เป็นอะไร
กิจกรรมในกลุ่ม C นั้น คือกิจกรรมที่หากเราไม่ทำ ก็ไม่ได้เดือดร้อนผู้อื่น และไม่ได้มีผลกระทบกับงานเท่าไรนัก แต่ถ้าทำได้ก็จะเป็นอะไรที่ดีกับตัวเราเอง
ตัวอย่างกิจกรรมของกลุ่ม C เช่น
- โทรศัพท์พูดคุยกับเพื่อน
- โทรศัพท์ไปจองร้านอาหารที่จะไปช่วงสุดสัปดาห์
และเช่นเคยคือ ก่อนที่เราจะเริ่มทำกิจกรรมในกลุ่ม C เราจะต้องทำกิจกรรมกลุ่ม B ให้เรียบร้อยเสียก่อน
4. “D” - สิ่งที่มอบหมายให้คนอื่นทำได้
ซึ่งการจัดกิจกรรมในกลุ่มนี้ก็เป็นเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กัน เพราะยิ่งเราสามารถมอบหมายสิ่งที่ไม่จำเป็นให้คนอื่นได้มากเท่าไร เราก็จะยิ่งมีเวลาไปจัดการกลุ่ม A B C ได้มากขึ้นเท่านั้น
ตัวอย่างกิจกรรมของกลุ่ม D เช่น
- สแกนเอกสาร
- ส่งพัสดุ
5. “E” - สิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำ
กลุ่ม E นั้น คือกิจกรรมที่เราสามารถตัดออกหรือยังไม่ต้องทำก็ได้ เพราะอย่าลืมว่า การที่ทำ A B C ให้สำเร็จนั้น เราจะต้องเรียนรู้ที่จะหยุดทำในสิ่งที่ไม่จำเป็นให้ได้เสียก่อน
ตัวอย่างกิจกรรมกลุ่ม E เช่น
- ดูซีรีส์
- เล่นโซเชียลเน็ตเวิร์ก
สรุปง่าย ๆ ก็คือ
A B C คือสิ่งที่ต้องทำ เรียงจากมากไปน้อย
D คือสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำเอง และควรมอบหมายให้คนอื่นทำ
E คือสิ่งที่ยังไม่จำเป็นต้องทำเลย
แต่ทั้งนี้หากในบางกลุ่มเรามีกิจกรรมที่มากกว่าหนึ่งอย่าง ก็ให้จดบันทึกเป็นเลขใส่ไว้ข้างหลังได้ เช่น
A-1, A-2, A-3 แล้วให้เริ่มทำจาก A-1 ไล่ลงมาเรื่อย ๆ ตามลำดับ
การใช้เทคนิค “ABCDE” นี้ นอกจากจะเป็นการช่วยกันลืมว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้างแล้ว ยังช่วยบริหารเวลา และยังช่วยจัดการชีวิต ในแต่ละวันให้สำเร็จได้อย่างราบรื่นอีกด้วย..
References
-https://www.briantracy.com/blog/time-management/the-abcde-list-technique-for-setting-priorities/
-https://www.teodesk.com/blog/abcde-method-the-art-of-prioritizing/
หลายคนอาจจะเคยใช้เทคนิค ทำ To Do List หรือจดสิ่งที่ต้องทำเป็นข้อ ๆ เพื่อเตือนตัวเองว่าในแต่ละวันเราต้องทำอะไรบ้าง
แต่สิ่งหนึ่งที่ To Do List อาจจะไม่ช่วยเราเท่าไรนัก คือการช่วยบริหารและจัดการเวลาชีวิตของเรา
วันนี้ THE BRIEFCASE จะพาไปรู้จักกับเทคนิคที่ชื่อว่า “ABCDE”
ที่จะช่วยให้การทำเช็กลิสต์ของสิ่งที่ต้องทำนั้น มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม
ความจริงแล้วลักษณะของ ABCDE นั้นก็คล้าย ๆ กับเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญ Eisenhower Matrix ที่มีการแบ่งกลุ่มกิจกรรมที่ต้องทำตามความสำคัญ และความเร่งด่วน
โดยเทคนิค ABCDE นั้นจะมีการแบ่งกลุ่มกิจกรรมเป็นทั้งหมด 5 กลุ่มด้วยกันนั่นก็คือ
1. “A” - สิ่งที่ต้องทำและสำคัญที่สุด
กลุ่ม A นั้น คือกลุ่มกิจกรรมที่ต้องทำ เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ทำไม่ได้ และหากไม่ทำจะสร้างผลกระทบเป็นวงกว้างให้กับผู้อื่น ตัวอย่างกิจกรรมเหล่านี้ เช่น
- เตรียมรายงานการประชุมสำหรับวันพรุ่งนี้ให้กับหัวหน้า
- เข้าไปพบลูกค้าคนสำคัญของบริษัท
ดังนั้น A คือเป้าหมายหลัก ของการทำเช็กลิสต์ในครั้งนี้ คือสิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับแรกสุดและต้องรีบทำให้เสร็จสิ้นก่อน
2. “B” - สิ่งที่ควรทำ แต่ไม่ได้สำคัญมาก
กิจกรรมในกลุ่มนี้อาจเป็นสิ่งที่จำเป็นพอสมควร แต่หากเราไม่ได้ทำเอง ก็อาจไม่ได้สร้างปัญหา หรือกระทบผู้อื่นมากนัก การทำงานยังคงดำเนินต่อไปได้
ตัวอย่างกิจกรรมของกลุ่ม B เช่น
- การตอบกลับข้อความที่ไม่จำเป็น
- ทบทวนอีเมลประจำวัน
โดยกฎเหล็กของกลุ่ม B นั่นก็คือ เราจะต้องทำกิจกรรมกลุ่ม A ให้เสร็จเสียก่อน จึงจะเริ่มทำกิจกรรมในกลุ่มนี้ได้
3. “C” - สิ่งที่ทำก็ดี ไม่ทำก็ไม่เป็นอะไร
กิจกรรมในกลุ่ม C นั้น คือกิจกรรมที่หากเราไม่ทำ ก็ไม่ได้เดือดร้อนผู้อื่น และไม่ได้มีผลกระทบกับงานเท่าไรนัก แต่ถ้าทำได้ก็จะเป็นอะไรที่ดีกับตัวเราเอง
ตัวอย่างกิจกรรมของกลุ่ม C เช่น
- โทรศัพท์พูดคุยกับเพื่อน
- โทรศัพท์ไปจองร้านอาหารที่จะไปช่วงสุดสัปดาห์
และเช่นเคยคือ ก่อนที่เราจะเริ่มทำกิจกรรมในกลุ่ม C เราจะต้องทำกิจกรรมกลุ่ม B ให้เรียบร้อยเสียก่อน
4. “D” - สิ่งที่มอบหมายให้คนอื่นทำได้
ซึ่งการจัดกิจกรรมในกลุ่มนี้ก็เป็นเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กัน เพราะยิ่งเราสามารถมอบหมายสิ่งที่ไม่จำเป็นให้คนอื่นได้มากเท่าไร เราก็จะยิ่งมีเวลาไปจัดการกลุ่ม A B C ได้มากขึ้นเท่านั้น
ตัวอย่างกิจกรรมของกลุ่ม D เช่น
- สแกนเอกสาร
- ส่งพัสดุ
5. “E” - สิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำ
กลุ่ม E นั้น คือกิจกรรมที่เราสามารถตัดออกหรือยังไม่ต้องทำก็ได้ เพราะอย่าลืมว่า การที่ทำ A B C ให้สำเร็จนั้น เราจะต้องเรียนรู้ที่จะหยุดทำในสิ่งที่ไม่จำเป็นให้ได้เสียก่อน
ตัวอย่างกิจกรรมกลุ่ม E เช่น
- ดูซีรีส์
- เล่นโซเชียลเน็ตเวิร์ก
สรุปง่าย ๆ ก็คือ
A B C คือสิ่งที่ต้องทำ เรียงจากมากไปน้อย
D คือสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำเอง และควรมอบหมายให้คนอื่นทำ
E คือสิ่งที่ยังไม่จำเป็นต้องทำเลย
แต่ทั้งนี้หากในบางกลุ่มเรามีกิจกรรมที่มากกว่าหนึ่งอย่าง ก็ให้จดบันทึกเป็นเลขใส่ไว้ข้างหลังได้ เช่น
A-1, A-2, A-3 แล้วให้เริ่มทำจาก A-1 ไล่ลงมาเรื่อย ๆ ตามลำดับ
การใช้เทคนิค “ABCDE” นี้ นอกจากจะเป็นการช่วยกันลืมว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้างแล้ว ยังช่วยบริหารเวลา และยังช่วยจัดการชีวิต ในแต่ละวันให้สำเร็จได้อย่างราบรื่นอีกด้วย..
References
-https://www.briantracy.com/blog/time-management/the-abcde-list-technique-for-setting-priorities/
-https://www.teodesk.com/blog/abcde-method-the-art-of-prioritizing/