6 เคล็ดลับ ที่ช่วยให้นำเสนองาน ได้น่าฟัง
12 ก.ย. 2021
6 เคล็ดลับ ที่ช่วยให้นำเสนองาน ได้น่าฟัง | THE BRIEFCASE
ถ้าถามว่าหนึ่งในทักษะที่สำคัญ ในการทำงานคืออะไร ? แน่นอนว่า ต้องมีทักษะในการนำเสนองานให้คนอื่นฟัง เพราะหลายคนก็เป็นคนที่ทำงานดี ทำงานเก่ง แต่กลับมาตกม้าตาย เมื่อต้องนำเสนองานให้คนอื่นฟัง
บางคนที่มีปัญหากับการนำเสนองานบ่อย ๆ ก็มีแนวโน้มที่จะไม่ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานเท่าที่ควร
แล้วเราควรทำอย่างไร เพื่อทำให้เราสามารถนำเสนองาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วันนี้ THE BRIEFCASE จะพาไปหาคำตอบกัน..
1. คิดและไตร่ตรองให้ดีว่า สิ่งไหนที่น่าสนใจ และควรหยิบมานำเสนอ
ก่อนที่จะเริ่มนำเสนองาน สิ่งสำคัญที่เราต้องคิดถึงก็คือ ต้องรู้ว่าหัวข้อไหนที่จำเป็นและน่าสนใจ เพราะหากเราเลือกหัวข้อได้ดี ได้น่าสนใจ เราอาจไม่จำเป็นต้องพูดยืดยาว
เพราะการที่พูดในประเด็นที่ไม่น่าสนใจและใช้เวลาที่ยาวนาน ไม่เพียงแต่จะทำให้เราเสียเวลา แต่จะทำให้คนฟังรู้สึกเบื่ออีกด้วย
และการพูดในเรื่องที่น่าสนใจ ในเวลาที่กระชับ จะทำให้เรามีเวลาเหลือให้กับคนฟัง ในการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังสอบถาม หรือมีส่วนร่วมกับการนำเสนอของเราได้
John Medina นักชีววิทยา จากมหาวิทยาลัยวอชิงตัน เคยกล่าวไว้ว่า “ผู้ฟังมักจะให้ความสนใจกับการพรีเซนต์งาน ผ่าน PowerPoint อย่างมากไม่เกิน 10 นาที”
ดังนั้นในขั้นตอนนี้ สิ่งที่เราควรทำ ก่อนที่จะเริ่มเตรียมข้อมูลก็คือ ลองลิสต์หัวข้อที่จำเป็นและน่าสนใจ ที่ต้องการนำเสนอออกมา เพราะถ้าเราเลือกหัวข้อที่ไม่น่าสนใจ การนำเสนองานนั้นก็อาจไม่ดี ตั้งแต่เริ่ม..
2. ต้องรู้ก่อนว่า คนฟังของเรา คือใคร
ในการที่จะนำเสนอผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราต้องไปทำการบ้านมาก่อนว่าคนฟังของเรา พวกเขาเป็นใคร ชอบอะไรและไม่ชอบอะไร เพื่อช่วยให้เราเตรียมตัวในการนำเสนอได้อย่างเหมาะสม ทั้งการใช้คำ การแต่งกาย การวางตัว ท่าทาง ซึ่งมันจะช่วยดึงความสนใจจากผู้ฟังได้เป็นอย่างดี
เช่น ถ้าผู้ฟังของเราคือ ผู้บริหารหรือหัวหน้า การพูดจา การนำเสนอ ก็ต้องชัดถ้อยชัดคำ มีข้อมูลเชิงวิชาการ ตัวเลขต่าง ๆ มาสนับสนุน เพื่อให้ดูมีความน่าเชื่อถือ
แต่ถ้าผู้ฟังเป็นเด็กหรือวัยรุ่นเสียส่วนใหญ่ การนำเสนอก็ต้องทำออกมาให้ดูสนุกสนาน หรืออาจไม่ต้องเป็นทางการมาก หรืออาจมีการนำเสนอด้วยลูกเล่นอื่น ๆ เช่น ดีไซน์สีสันของสไลด์ให้สดใส แทรกแอนิเมชัน พร้อมกับข้อความ รูปภาพ และมัลติมีเดียอื่น ๆ ให้ดูสนุกสนานขึ้นได้
3. เตรียมฝึกซ้อมมาก่อน
เมื่อได้เนื้อหาที่จะนำเสนอ และรู้ว่าใครคือคนฟังของเราแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ “การซ้อม ก่อนที่จะถึงวันที่นำเสนอจริง ๆ”
ลองนึกภาพว่า ถ้าต้องลงแข่งขันกีฬา เราก็ต้องฝึกซ้อมมาก่อน คงไม่มีนักกีฬาคนไหนไปลงแข่ง โดยไม่ผ่านการฝึกซ้อม ซึ่งการนำเสนองานก็ไม่ต่างกัน
การฝึกซ้อมไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับผู้พูด แต่ยังช่วยสร้างความคุ้นเคยกับเนื้อหาที่เราจะต้องพูด เพราะถ้าเราซ้อมมาน้อย เมื่อถึงเวลาพูดจริงแล้วลืมเนื้อหา พูดติด ๆ ขัด ๆ คนฟังก็คงไม่อยากฟัง และทำให้สิ่งที่เรานำเสนอนั้นขาดความน่าเชื่อถือได้
ทั้งนี้ ในระหว่างที่เราซ้อม เราอาจลองอัดวิดีโอ เพื่อดูว่าตัวเรามีอะไรที่เราต้องปรับปรุงหรือไม่ เพื่อให้การนำเสนอในวันจริงนั้นราบรื่นที่สุด
4. นำเสนอให้ กระชับ สั้น แต่ตรงประเด็น
ลองนึกภาพว่า ถ้าเรากำลังนั่งดูสไลด์แล้ว ถ้าในสไลด์นั้นมีแต่ตัวหนังสือเต็มหน้าไปหมด คงไม่มีคนฟังคนไหนอยากจะอ่าน
ข้อมูลที่ปรากฏในสไลด์นั้น ควรใช้ประโยคสั้น ๆ ที่เป็นใจความสำคัญ แต่ตรงประเด็นสำคัญกับที่เราต้องการจะสื่อสาร และเป็นประโยชน์ต่อผู้ฟัง
นอกจากนี้ ทุกคำในประโยคที่เขียนนั้น ควรเป็นคำที่เมื่อทุกคนเห็นแล้วสามารถเข้าใจได้ทันที พยายามหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะ เพราะคนฟังแต่ละคนอาจมีพื้นฐานความรู้ที่แตกต่างกัน
5. นำภาพหรือกราฟิกมาช่วยในการนำเสนองาน
“ภาพหนึ่งภาพ แทนคำพูดนับพันคำ” หลายคนน่าจะเคยได้ยินประโยคนี้ ซึ่งการใช้ภาพประกอบในการนำเสนองาน จะช่วยให้การนำเสนอข้อมูลของเรามีความน่าเชื่อถือและมีคุณภาพ
และที่สำคัญ ภาพนั้นสามารถสื่อได้ถึงอารมณ์ ความรู้ และยังช่วยให้คนฟังนั้นจดจำได้ง่าย กว่าการอ่านจากตัวหนังสือ เพียงอย่างเดียว
ข้อมูลจากฝ่ายวิจัยของ 3M บริษัทระดับโลกบอกว่า สมองของมนุษย์ประมวลผลภาพ ได้เร็วกว่าข้อความถึง 60,000 เท่า เลยทีเดียว
6. รู้วิธีใช้เครื่องมือที่ช่วยในการนำเสนองาน
อีกเรื่องที่หลายคนอาจมองข้ามเมื่อเราต้องมานำเสนองานก็คือ การเรียนรู้ที่จะใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในระหว่างการนำเสนอ
เช่น ถ้าเรากำลังใช้ PowerPoint เราควรรู้ฟังก์ชันต่าง ๆ ที่อยู่ในโปรแกรมว่าแต่ละอย่างนั้นใช้อย่างไร หรือถ้าเราต้องใช้รีโมต เลเซอร์ ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่ช่วยควบคุมในการนำเสนอข้อมูล เราก็ควรจะรู้ว่าปุ่มไหนใช้อย่างไร เพื่อที่จะไม่เกิดข้อผิดพลาดในระหว่างการใช้งาน
ซึ่งข้อผิดพลาดหากเกิดขึ้นบ่อย ๆ อาจจะทำให้คนฟังรู้สึกว่าเราไม่พร้อม หรือไม่มีความเป็นมืออาชีพ
การที่เราสามารถใช้โปรแกรมหรือเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ในการนำเสนอได้อย่างคล่องแคล่ว ไม่เพียงแต่จะทำให้เราดูมีความเป็นมืออาชีพ แต่ยังช่วยให้เราสามารถโฟกัสไปที่หัวข้อ หรือเนื้อหา ที่เรากำลังพูด โดยไม่เสียสมาธิอีกด้วย
อ่านมาถึงตรงนี้เราก็น่าจะพอได้ไอเดียในการนำเสนองานอย่างไรให้ดูน่าสนใจ ให้คนฟังไม่เบื่อ และช่วยให้เรานำเสนองานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ต้องยอมรับว่า การนำเสนอเป็นหนึ่งในทักษะสำคัญ ที่คนทำงานทุกคนควรจะต้องฝึกฝนให้เกิดความชำนาญ
เพราะบางครั้งการเป็นคนที่ทำงานดี ทำงานเก่ง แต่ไม่สามารถนำเสนองานให้คนฟังเข้าใจ หรือเห็นภาพในสิ่งที่เราทำ ไอเดียที่เจ๋งสุด ๆ ของเรา ก็อาจจะถูกปัดตกไป อย่างน่าเสียดาย..
-----------------------
Sponsored by JCB
JCB แบรนด์ผู้ให้บริการเครือข่ายบัตรเครดิตจากประเทศญี่ปุ่น - พิเศษเฉพาะผู้ถือบัตรเครดิต JCB พบกับโปรโมชั่นมายมายและสิทธิประโยชน์ที่ครอบคลุมทุกไลฟ์สไตล์ ทั้ง กิน เที่ยว ช้อป ติดตามความพิเศษที่เป็นเอกสิทธิ์เฉพาะคุณได้ที่ https://www.facebook.com/JCBCardThailandTH
#JCBThailand #JCBใช้ได้ทุกที่ทุกเวลา
-----------------------
References:
-https://www.lifehack.org/articles/productivity/10-secrets-making-every-presentation-fun-engaging-and-enjoyable.html
-https://www.duarte.com/presenting-skills-know-your-presentation-audience/
-https://www.fastcompany.com/3035856/why-were-more-likely-to-remember-content-with-images-and-video-infogr
-https://www.articulatemarketing.com/blog/how-to-make-a-successful-presentation
ถ้าถามว่าหนึ่งในทักษะที่สำคัญ ในการทำงานคืออะไร ? แน่นอนว่า ต้องมีทักษะในการนำเสนองานให้คนอื่นฟัง เพราะหลายคนก็เป็นคนที่ทำงานดี ทำงานเก่ง แต่กลับมาตกม้าตาย เมื่อต้องนำเสนองานให้คนอื่นฟัง
บางคนที่มีปัญหากับการนำเสนองานบ่อย ๆ ก็มีแนวโน้มที่จะไม่ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานเท่าที่ควร
แล้วเราควรทำอย่างไร เพื่อทำให้เราสามารถนำเสนองาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วันนี้ THE BRIEFCASE จะพาไปหาคำตอบกัน..
1. คิดและไตร่ตรองให้ดีว่า สิ่งไหนที่น่าสนใจ และควรหยิบมานำเสนอ
ก่อนที่จะเริ่มนำเสนองาน สิ่งสำคัญที่เราต้องคิดถึงก็คือ ต้องรู้ว่าหัวข้อไหนที่จำเป็นและน่าสนใจ เพราะหากเราเลือกหัวข้อได้ดี ได้น่าสนใจ เราอาจไม่จำเป็นต้องพูดยืดยาว
เพราะการที่พูดในประเด็นที่ไม่น่าสนใจและใช้เวลาที่ยาวนาน ไม่เพียงแต่จะทำให้เราเสียเวลา แต่จะทำให้คนฟังรู้สึกเบื่ออีกด้วย
และการพูดในเรื่องที่น่าสนใจ ในเวลาที่กระชับ จะทำให้เรามีเวลาเหลือให้กับคนฟัง ในการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังสอบถาม หรือมีส่วนร่วมกับการนำเสนอของเราได้
John Medina นักชีววิทยา จากมหาวิทยาลัยวอชิงตัน เคยกล่าวไว้ว่า “ผู้ฟังมักจะให้ความสนใจกับการพรีเซนต์งาน ผ่าน PowerPoint อย่างมากไม่เกิน 10 นาที”
ดังนั้นในขั้นตอนนี้ สิ่งที่เราควรทำ ก่อนที่จะเริ่มเตรียมข้อมูลก็คือ ลองลิสต์หัวข้อที่จำเป็นและน่าสนใจ ที่ต้องการนำเสนอออกมา เพราะถ้าเราเลือกหัวข้อที่ไม่น่าสนใจ การนำเสนองานนั้นก็อาจไม่ดี ตั้งแต่เริ่ม..
2. ต้องรู้ก่อนว่า คนฟังของเรา คือใคร
ในการที่จะนำเสนอผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราต้องไปทำการบ้านมาก่อนว่าคนฟังของเรา พวกเขาเป็นใคร ชอบอะไรและไม่ชอบอะไร เพื่อช่วยให้เราเตรียมตัวในการนำเสนอได้อย่างเหมาะสม ทั้งการใช้คำ การแต่งกาย การวางตัว ท่าทาง ซึ่งมันจะช่วยดึงความสนใจจากผู้ฟังได้เป็นอย่างดี
เช่น ถ้าผู้ฟังของเราคือ ผู้บริหารหรือหัวหน้า การพูดจา การนำเสนอ ก็ต้องชัดถ้อยชัดคำ มีข้อมูลเชิงวิชาการ ตัวเลขต่าง ๆ มาสนับสนุน เพื่อให้ดูมีความน่าเชื่อถือ
แต่ถ้าผู้ฟังเป็นเด็กหรือวัยรุ่นเสียส่วนใหญ่ การนำเสนอก็ต้องทำออกมาให้ดูสนุกสนาน หรืออาจไม่ต้องเป็นทางการมาก หรืออาจมีการนำเสนอด้วยลูกเล่นอื่น ๆ เช่น ดีไซน์สีสันของสไลด์ให้สดใส แทรกแอนิเมชัน พร้อมกับข้อความ รูปภาพ และมัลติมีเดียอื่น ๆ ให้ดูสนุกสนานขึ้นได้
3. เตรียมฝึกซ้อมมาก่อน
เมื่อได้เนื้อหาที่จะนำเสนอ และรู้ว่าใครคือคนฟังของเราแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ “การซ้อม ก่อนที่จะถึงวันที่นำเสนอจริง ๆ”
ลองนึกภาพว่า ถ้าต้องลงแข่งขันกีฬา เราก็ต้องฝึกซ้อมมาก่อน คงไม่มีนักกีฬาคนไหนไปลงแข่ง โดยไม่ผ่านการฝึกซ้อม ซึ่งการนำเสนองานก็ไม่ต่างกัน
การฝึกซ้อมไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับผู้พูด แต่ยังช่วยสร้างความคุ้นเคยกับเนื้อหาที่เราจะต้องพูด เพราะถ้าเราซ้อมมาน้อย เมื่อถึงเวลาพูดจริงแล้วลืมเนื้อหา พูดติด ๆ ขัด ๆ คนฟังก็คงไม่อยากฟัง และทำให้สิ่งที่เรานำเสนอนั้นขาดความน่าเชื่อถือได้
ทั้งนี้ ในระหว่างที่เราซ้อม เราอาจลองอัดวิดีโอ เพื่อดูว่าตัวเรามีอะไรที่เราต้องปรับปรุงหรือไม่ เพื่อให้การนำเสนอในวันจริงนั้นราบรื่นที่สุด
4. นำเสนอให้ กระชับ สั้น แต่ตรงประเด็น
ลองนึกภาพว่า ถ้าเรากำลังนั่งดูสไลด์แล้ว ถ้าในสไลด์นั้นมีแต่ตัวหนังสือเต็มหน้าไปหมด คงไม่มีคนฟังคนไหนอยากจะอ่าน
ข้อมูลที่ปรากฏในสไลด์นั้น ควรใช้ประโยคสั้น ๆ ที่เป็นใจความสำคัญ แต่ตรงประเด็นสำคัญกับที่เราต้องการจะสื่อสาร และเป็นประโยชน์ต่อผู้ฟัง
นอกจากนี้ ทุกคำในประโยคที่เขียนนั้น ควรเป็นคำที่เมื่อทุกคนเห็นแล้วสามารถเข้าใจได้ทันที พยายามหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะ เพราะคนฟังแต่ละคนอาจมีพื้นฐานความรู้ที่แตกต่างกัน
5. นำภาพหรือกราฟิกมาช่วยในการนำเสนองาน
“ภาพหนึ่งภาพ แทนคำพูดนับพันคำ” หลายคนน่าจะเคยได้ยินประโยคนี้ ซึ่งการใช้ภาพประกอบในการนำเสนองาน จะช่วยให้การนำเสนอข้อมูลของเรามีความน่าเชื่อถือและมีคุณภาพ
และที่สำคัญ ภาพนั้นสามารถสื่อได้ถึงอารมณ์ ความรู้ และยังช่วยให้คนฟังนั้นจดจำได้ง่าย กว่าการอ่านจากตัวหนังสือ เพียงอย่างเดียว
ข้อมูลจากฝ่ายวิจัยของ 3M บริษัทระดับโลกบอกว่า สมองของมนุษย์ประมวลผลภาพ ได้เร็วกว่าข้อความถึง 60,000 เท่า เลยทีเดียว
6. รู้วิธีใช้เครื่องมือที่ช่วยในการนำเสนองาน
อีกเรื่องที่หลายคนอาจมองข้ามเมื่อเราต้องมานำเสนองานก็คือ การเรียนรู้ที่จะใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในระหว่างการนำเสนอ
เช่น ถ้าเรากำลังใช้ PowerPoint เราควรรู้ฟังก์ชันต่าง ๆ ที่อยู่ในโปรแกรมว่าแต่ละอย่างนั้นใช้อย่างไร หรือถ้าเราต้องใช้รีโมต เลเซอร์ ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่ช่วยควบคุมในการนำเสนอข้อมูล เราก็ควรจะรู้ว่าปุ่มไหนใช้อย่างไร เพื่อที่จะไม่เกิดข้อผิดพลาดในระหว่างการใช้งาน
ซึ่งข้อผิดพลาดหากเกิดขึ้นบ่อย ๆ อาจจะทำให้คนฟังรู้สึกว่าเราไม่พร้อม หรือไม่มีความเป็นมืออาชีพ
การที่เราสามารถใช้โปรแกรมหรือเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ในการนำเสนอได้อย่างคล่องแคล่ว ไม่เพียงแต่จะทำให้เราดูมีความเป็นมืออาชีพ แต่ยังช่วยให้เราสามารถโฟกัสไปที่หัวข้อ หรือเนื้อหา ที่เรากำลังพูด โดยไม่เสียสมาธิอีกด้วย
อ่านมาถึงตรงนี้เราก็น่าจะพอได้ไอเดียในการนำเสนองานอย่างไรให้ดูน่าสนใจ ให้คนฟังไม่เบื่อ และช่วยให้เรานำเสนองานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ต้องยอมรับว่า การนำเสนอเป็นหนึ่งในทักษะสำคัญ ที่คนทำงานทุกคนควรจะต้องฝึกฝนให้เกิดความชำนาญ
เพราะบางครั้งการเป็นคนที่ทำงานดี ทำงานเก่ง แต่ไม่สามารถนำเสนองานให้คนฟังเข้าใจ หรือเห็นภาพในสิ่งที่เราทำ ไอเดียที่เจ๋งสุด ๆ ของเรา ก็อาจจะถูกปัดตกไป อย่างน่าเสียดาย..
-----------------------
Sponsored by JCB
JCB แบรนด์ผู้ให้บริการเครือข่ายบัตรเครดิตจากประเทศญี่ปุ่น - พิเศษเฉพาะผู้ถือบัตรเครดิต JCB พบกับโปรโมชั่นมายมายและสิทธิประโยชน์ที่ครอบคลุมทุกไลฟ์สไตล์ ทั้ง กิน เที่ยว ช้อป ติดตามความพิเศษที่เป็นเอกสิทธิ์เฉพาะคุณได้ที่ https://www.facebook.com/JCBCardThailandTH
#JCBThailand #JCBใช้ได้ทุกที่ทุกเวลา
-----------------------
References:
-https://www.lifehack.org/articles/productivity/10-secrets-making-every-presentation-fun-engaging-and-enjoyable.html
-https://www.duarte.com/presenting-skills-know-your-presentation-audience/
-https://www.fastcompany.com/3035856/why-were-more-likely-to-remember-content-with-images-and-video-infogr
-https://www.articulatemarketing.com/blog/how-to-make-a-successful-presentation